Primeiros Passos
Introdução
O sistema EventMaster é uma aplicação web, ou seja, um sistema de software que é utilizado através de um web browser como o Internet Explorer ou o Mozilla Firefox. É necessário então contar com uma conexão à Internet para utilizar o sistema.
Site do Evento x Área Administrativa
O EventMaster possui duas “caras”:
- O site do evento, de acesso público, utilizado para divulgação e captação de participantes. Nele são mostradas todas as informações que o público deseja saber sobre o evento, e são disponibilizados os formulários para inscrição de participantes e de trabalhos, além de outros recursos informativos. Quando o evento já possui um site que foi criado sem utilizar o EventMaster, pode ser criado um enlace naquele para utilizar apenas os formulários de inscrição do EventMaster.
- A área administrativa, que é de uso exclusivo dos organizadores do evento. Para acessar nela é necessário possuir uma senha de acesso.
Acessando o Sistema EventMaster
A administração do site do evento é feita na área administrativa. Para acessar a área administrativa, é necessário estar em posse de uma senha de acesso, que você pode obter ao se cadastrar no sistema.
- Acesse o endereço da internet http://eventmaster.com.br/admin e informe seu e-mail e a senha. Depois clique no botão Acessar. Se esta é a primeira vez que você vai utilizar o sistema, poderá criar sua conta de acesso clicando no link "Não tem uma conta ainda?".
- Após acessar, se você for um(a) novo(a) usuário(a), o sistema lhe solicitará suas informações básicas (nome, telefone, etc.). Preencha esses dados e clique em Salvar.
- Finalmente, aparecerá o menu principal do EventMaster. Ele mostra uma lista com os eventos que você pode gerenciar. Se este for seu primeiro acesso, ou se não tiver sido convidado por um administrador para gerenciar um outro evento, a lista estará vazia.
- Se você desejar cadastrar um novo evento, utilize o botão Novo. Após cadastrar seu evento, clique em Voltar para retornar ao menu principal.
No menu principal do EventMaster aparece uma listagem com os eventos disponíveis para você. Clique num deles e acessará o menu do evento.
Ao clicar num evento, você perceberá que no canto esquerdo da tela aparece o menu do sistema. Ele contém todas as funcionalidades possíveis para você utilizar, organizadas por área de aplicação (Evento, Participante, Trabalho, etc.).
Para começar a preparar seu evento, siga estes passos:
Montar o Site do Evento
É o local onde você apresentará o evento para os interessados. Todos os aspectos desse site podem ser manipulados acessando o menu Evento > Site. No link Conteúdos, você poderá adicionar textos, mapas, formulário de contato, etc. Para começar, acesse o conteúdo Início e edite o texto de exemplo, inserindo uma mensagem de boas-vindas aos seus participantes e explicando superficialmente o evento.
Os conteúdos são páginas que aparecerão no seu site. Você pode adicionar, alterar e excluir conteúdos à vontade. Existem vários tipos de conteúdos, sendo o mais comum o Texto em HTML, que permite escrever textos com formatação como este que está lendo agora. Experimente os outros tipos de conteúdo para conhecer as possibilidades que brinda o sistema.
Atributos de Participantes
Quando os participantes acessarem o site do evento, vão se inscrever preenchendo um formulário com informações que identificam eles. Quais são essas informações, é algo que você pode definir acessando o menu Participante > Atributos. Todo evento é inicializado com os atributos Nome, Sobrenome e E-mail. Você poderá adicionar outros, como Telefone, CPF, Endereço, e qualquer outro que considerar útil para o seu evento em particular.
Categorias de Participantes
Freqüentemente se deseja segmentar o público do evento, cobrando taxas de inscrição diferentes dependendo do tipo de participante. O primeiro passo para isso é acessar o menu Participante > Categorias e cadastrar ali essas divisões. Todo evento precisa ter pelo menos uma categoria de participante cadastrada.
Atividades
Dentro do evento podem acontecer "sub-eventos", como cursos, palestras, workshops ou outros, onde pode ser desejável limitar a quantidade de assistentes e/ou cobrar alguma taxa adicional pela participação neles. Se for esse o caso do seu evento, acesse o menu Atividade > Gerenciar e realize o cadastro correspondente.
Observe que primeiro deverá cadastrar Grupos de atividades, que são conjuntos contendo atividades similares. Por exemplo, "Workshops" ou "Cursos". Logo depois, irá cadastrar as atividades dentro desses grupos.
Ao cadastrar uma atividade, é importante definir quem tem direito a participar dela. Para isso, selecione as categorias aplicáveis na seção Categorias Permitidas do cadastro.
Tarifas
Se o seu evento for pago, você precisará cadastrar as tarifas aplicáveis, de forma que quando um participante se inscrever o sistema calcule automaticamente o pagamento dele a partir dos critérios definidos por você. Para isso, acesse o menu Pagamento > Tarifas e siga as instruções do artigo Cadastro de Tarifas.
Formas de Pagamento
Acesse o menu Pagamento > Formas e defina os métodos que os participantes poderão utilizar para realizar os pagamentos das tarifas de inscrição. Cada forma de pagamento tem suas particularidades. Veja as ajudas dos campos para entender o significado deles. Se a participação no seu evento for mediante pagamento, precisará cadastrar pelo menos uma forma de pagamento.
Teste de Inscrição
Agora que as configurações básicas estão feitas, faça uma inscrição no evento para testar o resultado. Pode fazer isso com o menu Participante > Inscrever. Uma vez que tudo esteja do jeito que você deseja, seu evento estará pronto para começar a receber inscrições.
