Utilização no Local do Evento
Introdução
Este documento contém informações importantes sobre a utilização do sistema EventMaster para credenciamento e emissão de crachás no local do evento.
Necessidades de Software e Hardware
- Os computadores utilizados no evento não precisam atender nenhum requisito especial quanto a velocidade de processador, memória ou sistema operacional. Têm que contar com conexão de rede e serem capazes de rodar o browser Mozilla Firefox numa resolução de tela de pelo menos 800x600 pixels.
- O EventMaster pode funcionar com diversos browsers, porém recomendamos o Mozilla Firefox para a utilização no local do evento, especialmente no Credenciamento. Desaconselhamos o uso do Internet Explorer devido a diversas deficiências tecnológicas que ele apresenta.
- Para a impressão de etiquetas para crachás, é necessária a utilização de uma impressora de etiquetas (também chamada de impressora térmica ou impressora de código de barras). Esse equipamento pode ser comprado ou alugado de empresas especializadas. Uma impressora pode ser compartilhada por vários computadores, por exemplo uma impressora a cada dois computadores. Recomendamos alugar os computadores e as impressoras do mesmo fornecedor e se assegurar de que ele entregará tudo conectado e configurado, além de disponibilizar uma pessoa no local para resolver qualquer eventual problema de funcionamento.
- É necessário contar com uma conexão a Internet confiável e rápida. Se o evento se realiza num hotel, evite utilizar a rede do hotel para operar o EventMaster no credenciamento; você estará compartilhando a conexão à Internet com os hóspedes do hotel, podendo sofrer variações de velocidade de acordo com a utilização que eles façam, o que pode prejudicar o andamento das filas. Prefira utilizar uma rede independente, contratando uma conexão própria para o evento.
Antes do início do Evento
Pelo menos um dia antes do início do evento, verifique que conta com tudo o necessário:
- Browser Mozilla Firefox instalado em todos os computadores do credenciamento, e configurado como browser padrão.
- Impressoras de códigos de barras corretamente conectadas, com os drivers instalados em todos os computadores que irão utilizá-las.
- Conexão a Internet funcionando corretamente.
Teste tudo no dia anterior ao início do evento, principalmente a impressão das etiquetas para crachás. Devido a variações entre marcas e modelos de impressoras, freqüentemente é necessário ajustar as margens de impressão, tamanho de papel e demais parâmetros. Também treine os operadores no uso do sistema e realize uma simulação de inscrição para verificar que tudo esteja funcionando conforme esperado.
Não entregue aos operadores do credenciamento a sua senha de administrador. Crie uma conta de usuário que tenha apenas acesso ao menu Evento > Credenciamento, com uma senha fácil de lembrar, e instrua eles a utilizarem essa senha. Após a finalização do evento, desabilite essa conta para manter o sistema seguro.
Operação do Credenciamento
- Acesse o EventMaster com a senha de operador de credenciamento.
- Acesse o menu Evento > Credenciamento.
- Se for seu primeiro acesso à tela de Credenciamento neste computador, o sistema pedirá para instalar o complemento CustomPrint. Assegure-se de autorizar a instalação do complemento e de reiniciar o Firefox seguindo as instruções apresentadas na tela.
- Na tela de Credenciamento, utilize o botão Localizar para procurar um participante pelo nome, código de inscrição ou número de boleto bancário (caso seu evento esteja utilizando). Clique no nome de um participante na lista de resultados para visualizar/editar ele.
- No caso do cadastramento de um novo participante, clique no botão Novo.
- Após o cadastramento ou alteração de dados de um participante, clique Salvar.
- Para imprimir a etiqueta de crachá do participante atualmente em edição, clique no botão Crachá. O sistema só permite que a etiqueta de crachá seja impressa uma única vez, como uma forma de proteção contra fraudes. Se precisar imprimir novamente a etiqueta por um motivo justificado, desmarque a caixa Crachá Entregue.
